Comment écrire un mail automatique d'absence en anglais ?

Quelques conseils pour rédiger votre mail d'absence

Vacances d'été, fêtes de fin d'année, déplacement ou formation : avant chaque absence, pensez à programmer une réponse automatique pour prévenir vos contacts. Voici les formules, les modèles et les erreurs à éviter pour un mail d'absence en anglais clair et professionnel.

Comment rédiger un mail d’absence clair et précis en anglais (ou OOO mail – Out of the Office) ?

Tout d’abord, une note d’absence doit être courte et se concentrer sur les informations essentielles. Les éléments à faire figurer sont les suivants : les dates de votre absence, la raison éventuelle, et une référence à une autre adresse mail pour rediriger les demandes urgentes.

• Indiquer une absence :

I am currently out of the office. I will be back on (date).

I will get back to you as soon as I can.

Je suis absent du bureau en ce moment. Je serai de retour le (date)

Je reviendrai vers vous dès que possible.

I will be away from X to Y with no access to email.

Je serai absente du X au Y et ne pourrai pas lire votre mail.

• Si vous consultez vos mails pendant vos congés ou votre déplacement :

Thank you for your email. I’m out of the office until Monday, August 14, with limited access to email.

Je suis absent jusqu’au 14/08 avec un accès restreint à mes mails.

• Rediriger vers un autre interlocuteur :

In case of emergency, please contact: colleague@company.com

For immediate assistance, do not hesitate to contact: colleague@company.com

For urgent matters, please email: colleague@company.com

Deux modèles prêts à copier

Pour les fêtes de fin d'année :

Thank you for your email. I am out of the office from Monday, December 21 to Friday, January 1, with no access to email. I will be back on Monday, January 4. For urgent matters, please contact my colleague (name) at (email address). Best regards, (your name)

Pour un déplacement professionnel :

Thank you for your message. I am travelling on business until Thursday, June 10, with limited access to email. I will reply as soon as possible.

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Les erreurs à éviter

Écrire « For urgent matter » : dans cette formule, matter se met au pluriel. On écrit For urgent matters.

Mettre un espace avant les deux-points : en anglais, on écrit « please contact: », sans espace.

Oublier la date de retour : c'est la première information que cherchent vos interlocuteurs.

A présent, vous avez toutes les formules pour rédiger votre réponse automatique d’absence. A vos claviers !
Et si vous souhaitez travailler davantage l’anglais professionnel, sachez que vous pouvez mobiliser votre CPF pour des cours de langues en groupe ou en individuel.

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